Misschien heb je een vergaderzaal binnen je bedrijf, maar staat die meer dan de helft van de tijd leeg. Of je hebt gewoon gebrek aan ruimte en de bestaande vergaderzaal wordt al gauw als stockage-ruimte ingepalmd. In deze gevallen kun je best op zoek gaan naar een externe vergaderzaal. Er is heel wat aanbod op de markt en het is wel even zoeken naar de geschikte zaal. Het grote voordeel is dat je enkel betaalt voor de tijd dat je ze gebruikt. Toch is het belangrijk om hiervoor de tijd te nemen en eventueel verschillende zalen uit te proberen. Je vindt hieronder alvast een paar tips voor het vinden van de ideale vergaderzaal in Breda.
De ideale vergaderzaal
Zowel business-centra als hotels verhuren vergaderzalen. Bepaal samen met hen welke zaal je precies nodig hebt. Zo dien je rekening te houden met verschillende zaken. Geef dit alvast door aan de organisatie. Je prijs zal afhangen van jouw wensen. Een goede organisator zal jou alvast onder meer vragen naar het volgende:
- het aantal deelnemers en aantal sprekers
- de opstelling van de zaal: losse stoelen, tafels, extra tafels?
- is er audio-visueel materiaal nodig: bijvoorbeeld projector en scherm, microfoon?
- hoe wilt u de koffiepauze: permanent in de zaal of één/twee keer per dag?
- welke lunch dient er te worden voorzien: broodjesmaaltijd of uitgebreide lunch?
- moeten de deelnemers opgehaald en teruggebracht worden (bijvoorbeeld een taxi of busje naar de luchthaven)?
- zal er een coordinator aanwezig zijn als contactpersoon tussen de organisatie en de deelnemers?
Service is heel belangrijk
Ervaren organisatoren maken het jou zo gemakkelijk mogelijk. Van zodra je weet dat je een vergadering zal beleggen, neem je best al contact met hen op. Zij geven jou raad en tips en denken met jou mee. Zij zijn er voor jou tijdens de vergadering en gaan elke uitdaging aan. Soepelheid en inspelen op het onverwachte is een groot kenmerk van een goede organisator. Eens je een paar keer met hen gewerkt hebt, kennen ze jouw speciale verwachtingen en gaan hier creatief mee om. Natuurlijk heeft dit allemaal een prijskaartje. Belangrijk is dat je dit van tevoren grondig doorspreekt en duidelijke afspraken maakt. Een vergaderzaal huren mag voor jou geen last zijn, maar integendeel een leuke uitdaging.
Alternatieven
Wil je een alternatieve en minder conventionele vergaderzaal gebruiken? Dat kan perfect. Zo stellen bijvoorbeeld scholen vaak tijdens de vakantie een aantal lokalen ter beschikking. Ook jeugdbewegingen verdienen graag wat bij door hun clubhuis als vergaderzaal te verhuren. Er bestaan ook heel wat sociale projecten die vergaderzalen beheren en waar je degelijke lunch kan krijgen, meen eens een kijkje op de website van Wolfslaar voor alle vergadermogelijkheden.
